Palvelukuvaus

Talonomi-palvelun kiinteään kuukausihintaan kuuluvat tehtävät

Kokoukset

  • Hallituksen kokoukset
    • kokouksen valmistelu ja kokouskutsun toimittaminen
    • pöytäkirjan laatiminen
    • päätösten täytäntöönpanosta huolehtiminen
  • Yhtiökokoukset
    • kokouksen valmistelu ja kokouskutsun toimittaminen yhtiöjärjestyksen mukaisesti
    • tilinpäätösasiakirjojen ja talousarvion liittäminen kokouskutsuun
    • pöytäkirjan laatiminen
    • päätösten täytäntöönpanosta huolehtiminen
  • Muut kokoukset
    • asukasdemokratialain (949/1990) edellyttämä asukaskokous

Kiinteistön sopimusasiat

  • vuokra-, vakuutus- ja liittymissopimusten valmistelu ja valvonta
  • huolto-, siivous-, jätehuolto- ym. kiinteistönhoitosopimusten valmistelu ja valvonta
  • sopimusriidat - neuvottelujen käynnistäminen

Turvallisuus- ja vakuutusasiat

  • palo- ja pelastusmääräysten valvominen
  • lukitusturvallisuudesta ja avainhallinnasta huolehtiminen
  • vakuutusyhtiöille tehtävistä ilmoituksista ja selvityksistä huolehtiminen
  • yhtiöjärjestyksen ja kiinteistön järjestysmääräysten, osake- ja asunto-osakeyhtiölain sekä viranomaisten määräysten noudattamisen valvonta
  • häiriöt: varoitusten laatiminen ja antaminen sekä mahdollisten jatkotoimenpiteiden (häätö, hallintaan otto) käynnistäminen
  • väestönsuojelu - väestönsuojelumääräysten noudattamisen valvonta (tarvikkeiden hankinnasta ja valinnoista huolehtiminen ym.) henkilökunnan, kiinteistönhoitoyritysten ja huoltoliikkeiden toiminnan valvonta

Yhtiön työntekijöiden työsuhdeasiat

  • työsuhteen solmiminen ja päättäminen
  • työehtosopimusten ja lakien noudattaminen
  • työsuojelumääräysten soveltaminen
  • lain mukaisen työterveyshuollon järjestäminen
  • työnantajan työnjohto-oikeuden käyttö
  • koulutuksen ja perehdyttämisen järjestäminen
  • sijaisuusjärjestelyjen hoitaminen
  • työsuhde-erimielisyyksien hoitaminen - neuvottelujen käynnistäminen

Ilmoitusvelvollisuudet

  • kaupparekisteri-ilmoitusten laatiminen ja jättäminen
  • osakas ja asukastiedotteiden laatiminen
  • veroilmoitusten, vuosija tarkkailuilmoitusten teko
  • vakuutusilmoitusten teko
  • Asuntohallitukselle tehtävien ilmoitusten teko
  • Tilastokeskukselle tehtävien ilmoitusten teko
  • palkkatilastointi-ilmoitusten teko työnantajain yhteisöön
  • työsuhteista johtuvien ilmoitusten teko

Muut hallinnolliset tehtävät

  • asiakirjojen arkistoinnista ja arvopaperien säilyttämisestä huolehtiminen
  • osakeluettelon ylläpito ja osakekirjoihin liittyvät tehtävät
  • kunnallisten ja alueellisten ilmoitusten ja tiedotusten seuraaminen
  • vuokralaisten hankinnasta huolehtiminen tai tällaisen toimeksiannon tekeminen
  • panttikirjojen hankinnasta huolehtiminen
  • haltijavelkakirjat - kiinnitysten uusiminen

Taloussuunnittelu

  • toiminta- ja rahoitussuunnitelman laadinta (PTS)
  • talousarvion laatiminen ja sen toteutumisen seuraaminen sekä raportointi hallitukselle
  • maksuvalmiudesta huolehtiminen ja kassavarojen tarkoituksenmukainen hoitaminen

Rahaliikenne

  • laskujen hyväksyminen ja maksaminen
  • lainatarjousten pyytäminen ja lainoihin liittyvän rahaliikenteen hoitaminen
  • lainan nostaminen
  • vastike-, vuokra- ja käyttökorvaussuoritusten laskuttaminen, maksuliikenteen järjestäminen ja suorituksista muistuttaminen
  • pääomavastikkeiden määrittäminen
  • palkkojen ja palkkioiden sekä niiden sivukulujen laskeminen ja maksattaminen
  • arvonlisäveron laskeminen ja tilittäminen arvonlisäverovelvollisille osakkaille tai vuokralaisille kohteessa, joka on osittain hakeutunut arvonlisäverovelvolliseksi

Kirjanpito

  • kirjanpito
  • tilinpäätösehdotuksen ja tilinpäätöksen laatiminen
  • tilitarkastuksen ja/tai toiminnantarkastuksen järjestäminen
  • viranomaisille tehtävien ilmoitusten laatiminen ja toimittaminen
  • verotuksen tarkistaminen ja muutoksenhaun hoitaminen

Kiinteistön hoitotehtävien järjestäminen

  • ylläpidon laadullisen tavoitetason määrittäminen yhdessä hallituksen kanssa
  • huoltokirjan laatimisesta, päivittämisestä ja käyttämisestä huolehtiminen
  • kiinteistönhoitotyön järjestäminen ja ohjaaminen
  • kulutustavoitteiden asettaminen ja seuranta (energian, veden ja sähkön kulutus)
  • tavoite- ja seurantatietojen mukaisten toimenpiteiden käynnistäminen ja ohjaus
  • kiinteistönhoitoa varten tarvittavien materiaalien hankinta ja töihin liittyvät järjestelyt (mm. irtain käyttöomaisuus, tarveaineet)

Kunnossapito

  • kunnon ja korjaustarpeen seuranta ja toimenpiteiden käynnistäminen
  • kuntoarvion sekä kuntotutkimusten ja niiden päivitysten teettäminen
  • kuntotodistuksen teettäminen
  • kertaluonteisten korjaustöiden hallinnolliset järjestelyt
  • kunnossapitoon liittyvien tarkastusten ja katselmusten järjestäminen
  • osakkaan kunnossapito- ja muutostyöilmoituksen vastaanottaminen, käsitteleminen ja arkoistoiminen
  • yhtiön vastuulla olevien pienehköjen, äkillisten ja ennakoimattomien vahinkotapahtuminen hoitaminen

Korjaus-, perusparantamis- ja rakennuttamisasiat

  • peruskorjaushankkeen aloittamisesta tiedottaminen
  • ilmoittaminen osakkaille ja asukkaille yhtiön tulevasta kunnossapito- ja muutostyöstä
  • hallinnollinen organisointi, yleisvalvonta sekä päätöksentekomenettely
  • teknisten selvitysten teettäminen
  • hankesuunnitteluun osallistuminen
  • takuuaikana esiin tulevien ongelmien dokumentointi ja reklamointi sekä takuutarkastuksesta huolehtiminen
  • takuuajan vakuuksien seuranta